Vacature Office Manager, 32-40u p.w.
04-01-2021 Ben jij een energieke persoonlijkheid, die talent en plezier heeft in het ondersteunen van een klein maar enthousiast team om het verschil te maken voor talentvolle scholieren en studenten? Ben jij zelfstandig en niet bang om te improviseren als het net even anders loopt? Heb jij ervaring met financiële administratie, Microsoft softwarepakketten (incl. Dynamics365 en Teams)? Zit plannen in je DNA en maak je graag deel uit van een klein team? Zoek je zeer afwisselend werk wat er echt toe doet? Reageer dan snel!

Wat houdt de functie in?

Je werkt als Office Manager nauw samen met je directe collega die Programma Coördinator is. Samen vormen jullie de back-office van Giving Back.  Je bent verantwoordelijk voor administratieve, financiële en organiserende zaken zoals HR en ICT en bent vaak het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen en vrijwilligers die zich inzetten voor Giving Back. Samen met je collega op de back-office vindt frequent overleg plaats over de verdeling van werkzaamheden en met welke prioriteit, maar heeft ieder wel zijn of haar eigen thema’s en focus. Hier wordt tijdens de gesprekken (in de procedure) verder in detail op ingegaan. Daarnaast werk je nauw samen met de directeur en je overige collega’s waarbij het van belang is dat je snel kunt schakelen en meerdere ballen tegelijk in de lucht moet kunnen houden. Als aanspreekpunt voor externe partijen en onze vrijwilligers wordt verwacht  dat je servicegericht bent, maar ook goed nee kan zeggen. Je bent in  staat hoofd van bijzaken te scheiden, je bent goed in plannen en je weet de juiste verbindingen te maken binnen de organisatie.

Ben jij onze nieuwe collega?

Wij hebben een bescheiden stichtingskantoor in Amsterdam met een grote landelijke community van gemotiveerde vrijwilligers & scholieren en studenten die dagelijks bezig zijn met de missie om samen diversiteit aan het werk te zetten. Wij zoeken een enthousiaste, sociale, ondernemende en flexibele collega met allround administratieve, financiële en ICT vaardigheden. Ons kleine team bestaat uit enthousiaste, flexibele mensen met een “wat kan wel.nl” mentaliteit.

Onze toekomstig teamlid moet zich herkennen in de volgende beschrijving:

·        HBO werk- en denkniveau;
·        Minimaal vijf jaar werkervaring als Office Manager;
·        Groot en bewezen plan- en organisatievermogen;
·        Hands-on mentaliteit;
·        Zelfstandig kunnen werken en regie kunnen voeren over eigen werk;
·        Signaalfunctie richting de collega’s waar het gaat om de jaarkalender van belangrijke events;
·        Communicatief sterk en stevig in je schoenen staan;
·        Probleemoplossend denkvermogen;
·        Organisatietalent;
·        Accuraat;
·        Affiniteit met onze doelgroep is een pré;
·        Geen 9 tot 17 mentaliteit;
·        Affiniteit hebben met automatisering/ICT. Wij werken in ieder geval met Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Teams en SurveyMonkey;
·        Ervaring met het werken in een vrijwilligersorganisatie(s) is een pré;
·        Klantgerichte en dienstverlenende instelling;
·        Tussen de 32 en 40 uur per week. In goed overleg kan er  (gedeeltelijk) thuis gewerkt worden;
·        We zijn een stichting, dus we betalen salarissen die passen bij onze identiteit. Wij kennen een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket, gericht op ontwikkeling.  Salarisindicatie: maximaal € 2.750,- bruto bij een fulltime aanstelling. Definitief aanbod is afhankelijk van de werkervaring, profiel en deskundigheid van de kandidaat.

Herken je jezelf hierin? 

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Karim El-Khetabi via 06-17327880. Je kunt ook direct solliciteren door een motivatiebrief of video en je CV te richten aan, Karim El-Khetabi, directeur Stichting Giving Back via karimkhetabi@givingback.nl.

Wie zijn wij?

Sinds 1999 ondersteunt stichting Giving Back talentvolle jongeren hun ambities waar te maken. Dit doen wij met onze cross-cultural mentoring programma’s waarbij persoonlijke ontwikkeling en een persoonlijk mentortraject centraal staan.

Onze missie is om samen met onze partners en vrijwilligers een relevante bijdrage te leveren aan het vergroten van culturele diversiteit in de top van het bedrijfsleven en de overheid. Samen zetten we diversiteit aan het werk. Zo kunnen deze jongeren in de toekomst andere jongeren weer inspireren en een voorbeeldfunctie vervullen.

Giving Back heeft cross-cultural mentoring programma’s ontwikkeld voor Scholieren in de voorexamenjaar en Studenten in hun Bachelor én Masterfase.

Scholierenprogramma

Het Scholierenprogramma draait in Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Utrecht, Eindhoven en per 1 september ook in Tilburg. Het programma richt zich op scholieren in het voorexamenjaar van hun HAVO of VWO-opleiding. Zij doen het op school aantoonbaar goed en zijn gemotiveerd om zichzelf verder te ontwikkelen in een HBO of universitaire opleiding.

Studentenprogramma

Het Studentenprogramma van Giving Back kent een Bachelor- en een Masterprogramma. In beide gevallen krijgt de student een mentor toegewezen die hem/haar helpt bij de persoonlijke en professionele ontwikkeling. Deze mentoren zijn allen werkzaam bij één van onze Partnerbedrijven en daarmee levert het mentorprogramma ook een bijdrage aan de ontwikkeling van de eigen medewerkers van de partners.

Pijlers Giving Back

De afgelopen jaren is er ruim aandacht geweest voor kwantitatieve groei en kwalitatieve verbeteringen zowel binnen het Scholierenprogramma als het Studentenprogramma en de organisatie zelf. Naast de uitbreiding van het Scholierenprogramma van vier naar zes steden is ook het aantal studenten in de afgelopen vier jaar verdubbeld. Bovendien is de stichting in 4 jaar tijd uitgebreid van 3 naar 6 werknemers.

De komende jaren staan in het teken van Operational Excellence en verdere begeleiding van onze stakeholders: lokale vrijwilligersorganisaties, de zogenaamde stadscommissies, en relatieonderhoud met de partners zoals de scholen. In het Studentenprogramma zijn dat de bedrijven (Partners) en de studentenvereniging GBSC. Als Office Manager draag je jouw steentje bij in het coördineren van de communicatie naar en verstevigen van de relatie met alle stakeholders. Dit uit zich in jouw inbreng van ideeën in het verbeteren van deze processen evenals het uitvoeren hiervan of de uitvoering coördineren met externe partijen.

Bij Giving Back zijn landelijk rond de 450 vrijwilligers actief en de stichting heeft zes medewerkers in dienst.

Neem contact op met Givingback

Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Inloggen Giving Back

Vul onderstaande gegevens in om in te loggen bij Giving Back.

Wachtwoord vergeten of instellen?
Ben je lid van Giving Back maar heb je nog geen wachtwoord? Registreer je dan hier

Wachtwoord instellen

Stuur je e-mailadres en je ontvangt binnen enkele minuten een link waarmee je een nieuw wachtwoord kunt instellen.